為有效規避“會蟲”現象，提高行業項目運作質量，協會在各專業公司及專家的幫助下特規范座談會操作流程。
會前準備
座談會計劃書
座談會項目計劃書由研究員制定，再送達訪問/質控負責人進行項目前期準備。
座談會通知書一般包括：項目名稱、內部培訓時間、座談會召開的城市、組別、日期、主持人及其他參與人員、地點、場地設備、參加者的年齡、性別、條件及其他注意事項。
內部培訓
內部培訓通常以討論的形式進行，由研究部項目負責人主持介紹有關項目情況
參與項目的訪問督導及質控督導等人在會上充分了解整個項目操作要求、研究目的、時間跨度等各方面的要求。
檢查項目的可行性，及被訪者的甄別條件: 包括年齡、性別、行業規定、項目要求、準備訪問有關物品等。
樣品登記
在座談會中客戶如果會有樣品出示，相關樣品必須做好監管工作。
項目中期操作
約人條件及放線
約人條件由項目的負責督導根據座談會通知書中所確定的時間、要求制定。
一般在同一組會中,每個聯絡員或訪問員可約請1-2名彼此不認識的被訪者
原則上一名聯絡員或訪問員在一個項目里約人不要超過4人
制定甄別問卷
座談會甄別問卷的來源可以分為兩種
一種是直接由客戶提供的,可直接用以甄別被訪者時使用
另一種則是督導根據項目要求被訪條件等各方面內容自己設計,由客戶確定,方可使用
甄別問卷主要內容
被訪者本人或家人朋友不在市場研究、咨詢、廣告公司、電臺電視臺、報紙、雜志等媒介機構工作，也不能在該產品同類的生產研究銷售廠家工作，另外可包含一些迷惑被訪者的選項, 即一些與本次座談會無關的工作單位等,令被訪者對我們開會的具體內容不十分清楚
被訪者在過去半年之內未接受過任何形式的市場研究的訪問
一般為本地居民
被訪者性別被訪者實足年齡學歷職業婚姻狀況個人/家庭月總收入等
被訪者是否能準時到會
被訪者姓名、工作單位、家庭住址、郵編、聯系電話、身份證號碼、及聯絡員姓名
要求被訪者能講流利的普通話，在電話中溝通時督導都請用普通話
該被訪者是由哪一個聯絡員或訪問員約的,記錄他們姓名或編號
制定配額表
可根據每個項目的要求選擇基本條件作為配額，按每組會12位被訪者來劃分甄額表。
注：督導在制定配額時應仔細研究項目通知書和甄別問卷的有關內容如有任何疑問應及時與客戶或研究負責人員聯系
甄別
根據甄別問卷的問題逐一詢問
兼職電話訪問員詳細詢問每道題目在所在答案后的編號上劃圈
甄別注意事項
被訪者必須居住在本地一定年限;
必須問清被訪者的出生年月來判斷其真正的實足年齡;
被訪者個人月總收入=工資+獎金+補貼;
家庭月總收入=被訪者個人月總收入+家庭成員的月總收入;
被訪者的職業及工作單位必須留全稱，以便能判斷其是否在相關行業工作;
詳細記錄被訪者的家庭地址及郵政編碼;
被訪者的聯絡電話必須登記二個，單位及宅電或手機，以便及時聯絡;
記錄聯絡員正確的姓名寫法，在項目結束后能及時準確地結算其約人勞務費;
最重要的一點：被訪者的身份證號碼必須在甄別時記錄在案;
(目的：1。檢查與會者年齡是否實足年齡;2。在會前將通過協會網站提供的身份核查系統檢查被訪者身份是否真實，并且是否在近半年內為參加過業內座談會或面訪等類似訪問，防止職業被訪者)
配額(如類型、品牌、頻率等)都必須按照項目要求甄別和分類;
不能誘導被訪者，特別是在頻率和品牌上;
詢問時不刻意提到研究目標，目的是使被訪者不知道本次項目主要研究的是何家公司的何種產品，以防止信息外露;
耐心細致友善地同每一位被訪者溝通，回絕不符合條件的被訪者時，在不傷害被訪者的條件下做好解釋工作;
甄別完與會者所確認的時間必須是到會時間，并講明開會所需時間;
提醒被訪者，參會時務必攜帶本人身份證等會議要求物品;
記錄座談會預約名單
預約名單包括被訪者的姓名、性別、年齡、出生年月、文化程度、個人月收入、家庭月收入、婚否、聯系電話、家庭地址、單位名稱、職務、身份證號碼、特殊條件、到會復核、聯絡員;
作用：可以讓督導清楚每組會的約人情況，如職業是否分散、每組會聯絡員是否最多介紹兩位被訪者，方便客戶或研究人員了解整組被訪者的條件及甄別情況。
給研究/客戶確認
負責督導必須每天了解項目進程，并在項目期間每周兩次由其將座談會預約名單交給研究/客戶確認，每位被訪者的條件是否符合要求，以及整組會配額是否正確發出邀請函
邀請函即請諫，目的是讓被訪者感覺座談會是一種正式而非推銷性質的市場研究形式，并且說明在參加完會議后，本公司會對他們所付出的時間以酬金表示感謝，邀請函是一種非常重要的交際手段，對提高到會率也起著一定的作用;
選擇記錄員
會議開始前二天除了發放請柬，還要記得約記錄員做會議記錄。
對記錄員的要求是：能迅速記錄文字,字跡端正,記錄規范。
記錄模板統一，見附件
座談會登記表制定
座談會登記表：主要是為再次查實開會的被訪者的背景資料及條件，以便我們能選出條件最符合的8名被訪者。
座談會會議登記表是被訪者的自填問卷，具體包括以下2點：
A.被訪者的姓名、性別、年齡、職業、婚姻狀況、個人/家庭月總收入、聯絡電話、身份證號碼等基本條件;
B.詢問被訪者在完整會議時間內是否能不受干擾的參加會議。
到位復核
開會前二天內可開始做第二次的電話復核,也稱到位復核。這是一個非常重要的步驟，一般由督導主動打電話給被訪者，詢問其是否收到請柬，對請柬上的地址、時間是否清楚，路線是否清楚, 提醒帶好身份證并進一步確定其到位情況, 做到心中有數。目的是為了保證到會率
如所約被訪者不能全部到位，必須當夜再補足人數，使會議參正常召開，在保證會議正常進行的前提下，盡量不選用后補人員。
會前準備
開會前要購買一些食品，在開會時給被訪者食用，以調節氣氛。一般買一些較高檔的干鮮果品，且口味較淡，嚼咀時不會發出響聲，在口中的停留時間不長的;正碰上吃飯時間，也可準備一些糕點餅干;
檢查座談會會議室、監聽室和接待室的情況
客戶接待
客戶接待：直接體現出員工的素質，要做到禮貌、周到、熱忱。會議期間隨時與客戶保持聯系，處理突發問題
會前篩選
被訪者到會后，通過身份證在核對其姓名無誤后，帶到會前登記室讓其填寫座談會會議登記表。同時告訴他們會議將要持續的時間，再次詢問在此段時間內是否有空;
QC部門通過協會網站提供的身份核查系統，核查被訪者身份是否真實，并且是否在近半年內未參加過業內座談會或面訪等類似的訪問，將結果反饋訪問督導，并將其資料輸入協會被訪者資料庫;
在大多數被訪者填寫完會前登記表后，督導應根據身份核查結果、登記表內容、配額、以及被訪者的應變能力，正式選擇最符合條件的8位被訪者參加正式的座談會。
支付酬金
會議結束前由負責/協助督導及時將酬金送至主持人手中，由主持人在會議結束前發給每位被訪者;
結束后將被訪者送至門口,禮貌的說"再見",以保持公司形象
會后事務
遣散/支付遣散費
對于身份核查無誤，但被篩選下的多余被訪者集中開會，隨便和他們聊聊座談會內容，根據會議大綱詢問一些問題，大約進行15至30分鐘后發給小會酬金，并在勞務費發放單上簽名;同時為了防止客戶臨時更換被訪者，可由小會中多余的人來替換待他們走后，再次清理房間整理雜志,保持清潔。
